Déclaration de confidentialité Bus Whisky Distillers B.V. et Bus Whisky Meeting & Event B.V.

(version complète, incluant des durées de conservation flexibles et une protection contre les abus)

1. Qui sommes-nous

Cette déclaration de confidentialité s'applique au traitement des données personnelles par :

Bus Whisky Distillers B.V.
et
Bus Whisky Meeting & Events

(ci-après ensemble : « Bus Whisky »)

Bus Whisky est une organisation certifiée B Corp active dans la production de whisky, l'horeca, les événements, les tastings et l'hospitalité. Pour nous, la vie privée et la transparence sont essentielles. Dans cette déclaration, nous t'expliquons quelles données personnelles nous traitons, pourquoi nous le faisons et quels sont tes droits.

Coordonnées pour les questions de confidentialité
privacy@buswhisky.com

2. Traitement conjoint des données personnelles

Bus Whisky Distillers B.V. et Bus Whisky Meeting & Event B.V. collaborent étroitement en matière de marketing, d'organisation d'événements, de réservations, de service client, d'activités de boutique en ligne et d'administration. De ce fait, elles traitent les données personnelles en pratique de manière conjointe.

Pour les clients, cela signifie que :

• tu ne communiques tes données qu'une seule fois

• tes données peuvent être utilisées au sein de Bus Whisky pour les finalités décrites ci-dessous

• tu peux exercer tous tes droits en matière de confidentialité via un point de contact central : privacy@buswhisky.com

Les deux sociétés sont conjointement responsables du traitement.

3. Quelles données personnelles nous traitons

Nous ne traitons que les données personnelles nécessaires à la fourniture de nos services. Il peut s'agir de :

A. Données que tu communiques toi-même

• Nom, adresse, numéro de téléphone et e-mail

• Données de commande et de paiement (boutique en ligne, distillerie, horeca)

• Données pour les tastings, événements et réservations

• Correspondance avec nous (par e-mail, par téléphone, via des formulaires)

B. Données collectées automatiquement

• Adresse IP et caractéristiques de l'appareil

• Comportement sur le site et préférences (cookies)

• Données analytiques anonymisées

C. Données via des plateformes externes

Par exemple lorsque tu nous suis ou nous contactes via les réseaux sociaux.

4. Finalités du traitement

Nous utilisons les données personnelles pour :

• le traitement et la livraison des commandes

• les réservations, la planification et l'exécution des événements

• l'administration horeca et des tastings

• le service client et la communication

• le marketing et les newsletters

• les obligations administratives légales

• la sécurité et la prévention de la fraude

• l'analyse et l'amélioration de notre fonctionnement

Nous ne traitons jamais plus de données que nécessaire pour ces finalités.

5. Durées de conservation (flexibles, mais conformes au RGPD)

Bus Whisky ne conserve les données personnelles pas plus longtemps que nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Comme notre clientèle est fidèle et récurrente sur le long terme, nous appliquons des durées de conservation basées sur notre intérêt commercial légitime.

Nos durées de conservation :

• Données clients et de commande :
  Conservées tant que tu es client ou que tu manifestes de l'intérêt pour nos services. Nous supprimons ces données lorsqu'elles ne sont plus pertinentes, sauf obligation légale de conservation.

• Données de marketing et de communication :
  Conservées tant que tu es abonné ou que tu interagis avec nos communications. Tu peux te désinscrire à tout moment.

• Analytique et utilisation du site :
  Anonymisées dans la mesure du possible. Les données anonymisées peuvent être conservées et utilisées indéfiniment, car elles ne permettent plus d'identifier des personnes.

• Données administratives et fiscales :
  Au minimum 7 ans conformément aux obligations légales.

Évaluation périodique

Nous vérifions périodiquement si les données sont encore pertinentes. Les données qui ne sont plus nécessaires sont supprimées ou anonymisées.

6. Partage des données avec des tiers

Nous ne partageons les données personnelles qu'avec des partenaires qui nous assistent, tels que :

• les prestataires de paiement

• les partenaires logistiques

• les systèmes de réservation et de booking

• les prestataires informatiques

• les prestataires de marketing et d'analyse

• les partenaires administratifs et comptables

Nous concluons des accords de traitement avec tous nos sous-traitants. Nous ne vendons jamais de données personnelles.

7. Cookies et traçage

Nous utilisons des cookies pour assurer le bon fonctionnement de notre site web et pour analyser son utilisation. Les cookies marketing ne sont placés qu'avec ton consentement. Une déclaration relative aux cookies distincte fournit plus d'informations à ce sujet.

8. Tes droits

En vertu du RGPD, tu disposes des droits suivants :

• droit d'accès

• droit de rectification

• droit à l'effacement (dans la mesure du possible, dans le respect des délais légaux de conservation)

• droit à la limitation du traitement

• droit à la portabilité

• droit d'opposition, notamment à la communication marketing

Tu peux exercer ces droits via privacy@buswhisky.com.

9. Traitement des demandes et protection contre les abus

Nous répondons aux demandes relatives à la confidentialité dans un délai maximal de 30 jours. Si nécessaire, nous te demandons une identification complémentaire.

Demandes excessives ou infondées

Conformément à l'article 12, paragraphe 5, du RGPD, nous pouvons refuser des demandes ou facturer des frais lorsque celles-ci :

• sont formulées de manière répétée sans nouveau motif

• sont excessives ou manifestement infondées

• semblent avoir pour but de perturber nos processus ou de causer un préjudice

Dans de tels cas, nous t'en informons au préalable avec une explication.

10. Sécurité

Nous protégeons les données personnelles à l'aide de mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• un stockage chiffré

• un accès limité pour les collaborateurs

• des systèmes et connexions sécurisés

• des directives internes en matière de confidentialité et de sécurité

11. Réclamations

Tu as une réclamation ? Contacte-nous via privacy@buswhisky.com.
Si cela ne suffit pas, tu peux t'adresser à :

Autoriteit Persoonsgegevens
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

12. Modifications

Nous pouvons adapter cette déclaration de confidentialité. La version la plus récente est toujours disponible sur notre site web.